معرفی سیستم اتوماسیون اداری
از مهمترين روش هاي برقراري سيستم هاي ارتباطي در درون هر سازمان، گردش اسناد و اجراي نظام مكاتباتي تحت یک سیستم جامع و یکپارچه با نام سیستم اتوماسیون اداری بوده و هست و اين امر تا بدانجا اهميت دارد كه به منظور كنترل و اداره چنين نظام هايي، مديريتي تحت عنوان مديريت اسناد و گردش کار و مكاتبات اداري شكل گرفت. از سوي ديگر حوزه عملكرد اين بخش از مديريت به‌عنوان اداره و كنترل آرشيو و بایگانی اسناد از اهميت خاصي از همان بدو پيدايش برخوردار گرديد، به ويژه اين كه امروزه مديريت اسناد و مدارك مشتمل بر اسناد ملي، دولتي، فرهنگي، تاريخي و … نيز مي‌گردد.
بنابراين نظام دبيرخانه اي و نحوه گردش مكاتبات از ديدگاه علمي بخشي از سيستم درون سازماني و برون سازماني محسوب مي‌شود كه محصول تبادل آن دستورات، سوابق و دستورالعمل هاي اداري به فرم اسنادي است. از اين رويكرد اتوماسيون اداري و نظام دبيرخانه اي ، شاخص توسعه فرهنگ اداري سازمان بوده و بالطبع نمايانگر سطح تخصص سازمان در مباني مديريتي خواهد بود.
اصولا نظام دبيرخانه اي و سيستم هاي مكانيزه اتوماسيون اداري حداقل مي بايست وظايف زير را به عهده داشته باشد:
- ايجاد مكاتبات
- اجراي مراحل گردش کار و مكاتبات
- امكان بازيابي سريع اطلاعات
- بايگاني اسناد
در نتيجه سيستم مكاتبات اداري قادر است كه كليه اطلاعات مربوط به ثبت، پيگيري و گردش مكاتبات درون سازمان را مكانيزه نموده و مخصوصا در سازمان‌هايي كه پراكندگي جغرافيايي و كاربري دارند، نقش بسيار كارايي در بهبود مديريت ارسال و مراسلات داشته باشد.
اهداف سیستم اتوماسیون اداری :
با توجه به تعريفي كه از مديريت گردش کار مكاتبات و اهميت اين مورد در مديريت سازمان ها بيان گرديد و با توجه به حجم مكاتبات اداري در گردش، اهداف زير در طراحي و پياده سازي و عمليات سازي اين سيستم مورد نظر مي‌باشد. اين زمينه ها را مي‌توان به عنوان معياري براي سنجش يك سيستمهاي مديريت مكاتبات اداري نيز بكار برد. بديهي است معرفي اين معيارها بر اساس «تجربه» و اجراي حداقل چند سيستم اتوماسيون اداري صورت گرفته است.
به گردش درآوردن مكاتبات بين كاربران و انتقال سريع دستورات
در اين روش هر كاربر فهرستي از مكاتباتي كه به او ارجاع شده است را در اختيار دارد. نامه‌هاي وارده به سازمان در دبيرخانه وارد سيستم شده و سپس در بين فهرستهاي كاربران به گردش در مي‌آيد. هر كاربر با انتخاب يك نامه از فهرست خود مي تواند تمامي اقداماتي كه به صورت دستي بر روي نامه قابل انجام است را از طريق سيستم انجام دهد. علاوه بر اين كاربران، نامه‌هاي صادره را در سيستم ايجاد مي‌كنند و مانند نامه هاي وارده در سيستم به گردش در مي آورند. بنابر اين صفحة اصلي سيستم هر كاربر فهرست مكاتبات ارجاع شده به اوست و بايد به صورت ساده براي كاربر قابل استفاده باشد.
وجود ارتباط نامه ها با يكديگر
در مكاتبات اداري ، افراد معمولا نامه ها را با بيان يكي از عبارتهاي «عطف»، «پيرو»، «بازگشت» و چند واژة مشخص ديگر و بيان شمارة نامة مرتبط به يكديگر ارتباط مي‌دهند و در واقع هر نامه شامل زنجيره اي از مكاتبات است. حفظ اين زنجيره در سيستم و پيادهسازي روشي كه كاربر دبيرخانه را مقيد به ارتباط دادن نامه‌ها به يكديگر بكند از مهمترين قابليتهاي سيستمهاي اتوماسيون اداري است. در صورتي كه در پيادهسازي اين روش در سيستم كمبودي وجود داشته باشد، گسستگي نامه‌ها در سيستم، نقص بزرگي از لحاظ اطلاعاتي به وجود مي‌آورد.
امكان جستجوي قوي
با توجه به حجم بالاي مكاتبات در سازمانها و ادارات، امكان جستجو در سيستم بايد به گونه‌اي باشد كه با كمترين اطلاعات بتوان به نامه و زنجيرة مكاتبات آن دسترسي يافت. اين امكان جستجو، حداقل بايد شامل جستجوي واژه‌هاي كليدي در نامه‌ها و محدودة تاريخها و … باشد.
سهولت فهم و استفاده از سيستم
سادگي طراحي سيستم اتوماسیون اداری باعث مي‌شود كه مدت زمان آموزش كوتاه شود. علاوه بر اين، سيستم قابل استفاده براي مديران نيز باشد. معمولا سيستمهايي كه از واژه‌هاي نامأنوس استفاده مي‌كنند و رفتار آنها براي كاربر به دشواري قابل فهم است در مرحلة آموزش و جااندازي دچار مشكل مي‌شوند و كاربران را به سختي مي‌توان مجاب به استفاده از آن نمود. طراحي يك سيستم، زماني موفق است كه روش مكانيزه به روش كار دستي كاربر بسيار نزديك باشد و سهولت كاربري مديريت كارتابل با امكانات مختلف از قبيل گروه بندي، مرتب‌سازي و فيلتربندي معطوف در آن ديده‌شده باشد.
وجود تسهيلات آسان براي مديران
براي صرفه‌جويي در وقت مديران، تسهيلاتي بايد فراهم نمود كه كار و اقدام در مورد نامه‌ها براي مديران از طريق سيستم قابل انجام باشد. اين ويژگي علاوه بر نياز به طراحي سادة سيستم، نياز به وجود ويژگيهايي مانند نوشتن با قلم‌هاي نوري، دستورهاي تيپ قابل انتخاب و تهيه پيش نويس نامه ها توسط مسئول دفتر مديران را شامل مي‌شود. و از طرفي ديگر مديران ارشد مي‌توانند بر كارايي كارمندان خود نظارت داشته و سرعت رسيدگي به انجام امور محوله را بررسي و كارشناسي نمايد.
امكان مديريت ارجاع مكاتبات
یک سیستم اتوماسیون اداری بايد توانايي مديريت ارجاع مكاتبات بين رده‌هاي مختلف سازماني را داشته باشد. بديت ترتيب سلسله مراتب سازماني در سيستم ديده شده و باعث افزايش كارايي مي‌گردد.
امكان پويش تصاوير نامه ها و پيوستهاي الكترونيكي
گردش كاغذ در سازمان معمولا زمان اقدامات و گردش مكاتبات را بسيار كند مي‌كند. يك بررسي نشان مي‌دهد كه زماني كه يك نامه در روي ميزها در حال انتظار به سر مي‌برد به اضافة زماني كه نامه در حال حمل به مقصد خود در داخل سازمان مي‌باشد، نسبت به زماني كه لازم است كار واقعي بر روي آن انجام گيرد 10 برابر بيشتر است. بديهي است بكارگيري روش هايي كه زمان‌هاي انتظار و انتقال را به حداقل مي‌رساند، سهم بسزايي در افزايش سرعت انجام امور اداري دارد.
با اسكن نمودن تصوير نامه‌ها و انتقال آن از طريق سيستم به كاربران مختلف و در كنار آن امكان نظارت مديران بر روي اقدامات كاركنان در مورد نامه‌ها، و در نهايت آماري كه از ميزان متوسط توقف هر نامه در دست هر كاربر قابل استخراج است، مجموعاً اطلاعات و امكانات بسيار قوي براي تسريع گردش مكاتبات را بدست مي‌دهد.
امكان تبادل مكاتبات داخلي
علاوه بر نامه‌هاي كاغذي وارده به سازمان كه در بين دفاتر مختلف به گردش در مي‌آيد، معمولا بين دفاتر مختلف هر سازمان نيز نامه‌هاي رسمي و غير‌رسمي مبادله مي‌شوند. اين نامه‌ها مي‌تواند به صورت پست الكترونيكي مكانيزه گردد ولي به علت اينكه پست الكترونيكي در پايگاه دادة متمركزي ذخيره نمي‌گردد، لزوم وجود نوعي پست‌الكترونيكي داخلي كه در پايگاه داده ذخيره گردد و در عين حال امكان ارتباط دادن آن با ساير مكاتبات نيز وجود داشته باشد، ضروري است.
سكوي مناسب و قابل گسترش
در سازمانهاي بزرگ حجم مكاتبات و تعداد كاربران استفاده‌كننده از سيستم وسيع است. از سوي ديگر، سيستم در صورت اجراي واقعي گردش الكترونيكي مكاتبات و پيادهسازي قابليتهاي مورد نياز، بايد قابليت ذخيره و بازيابي حجم بزرگي از داده‌ها را داشته باشد. بنابر اين سكوي مورد استفاده براي چنين سيستمي بايد توانايي گسترش متناسب با رشد استفاده از سيستم را دارا باشد.
امكان ارتباط با ابزارهاي صفحه آرايي و ابزارهاي محيطي ويندوز
براي تبديل نامه‌هاي صادره‌اي كه توسط كاربران در سيستم اتوماسیون اداری ايجاد مي‌شود به نامه‌هاي كاغذي بايد ابزارهاي صفحه آرايي در دل بخش مديريت مكاتبات اداري وجود داشته باشد. با توجه به افزايش و گسترش استفاده از ابزارهاي Microsoft Office شامل (Word, Excel, PowerPoint) هر بخش مكاتبات اداري بهتر است با اين ابزارها نيز در ارتباط باشد.
امكان مشاهده مراحل اقدامات انجام شده بر روي نامه
از هنگامي كه نامه‌اي وارد سازمان مي‌شود و به گردش در مي‌آيد هر كاربر اقدامي را روي آن انجام مي‌دهد. نمايش مجموعه اقدامهاي انجام شده بر روي نامه، امكان اولويت دادن و آگاهي لازم براي انجام اقدام بعدي را در اختيار كاربر قرار مي‌دهد. در صورتي كه مديريت مكاتبات و گردش کار آن در سازمان مكانيزه شود، يكي از بهترين قابليتها نمايش اين مراحل توسط سيستم مي‌باشد.
امكان تعريف سطوح مديريتي جهت نظارت بر گردش مكاتبات
معمولاً مديران مجموعه‌هاي بزرگ، اطلاعات به هنگام از نامه‌هاي دريافتي و اقدامات انجام شده بر آنها ندارند. با تعريف سطوح مديريتي جهت نظارت بر گردش کار و مكاتبات، به همراه قابليت مشاهدة مراحل انجام شده بر روي نامه كه شرح داده شد، مديران ابزار بسيار پر قدرتي براي دستيابي به اطلاعات خواهند داشت. با استفاده از اين ابزار، كنترل مديريتي بر روي اقدامات زيادتر شده و باعث تسريع در گردش مكاتبات نيز مي‌شود.
امكان تعريف سطوح دسترسي در سیستم اتوماسیون اداری
بدليل وجود سطوح امنيتي مختلف براي دستيابي به نامه ها، در سيستم مكانيزه اتوماسیون اداری و مکاتبات نيز بايد امكان تعيين سطح امنيتي نامه در نظر گرفته شود. تعريف سطوح امنيتي براي نامه نبايد به صورت غير قابل توسعه باشد و مزاحم گردش كار گردد. به اين معني كه در صورت لزوم به مشاهدة يك نامه با طبقه‌بندي محرمانه توسط يك كاربر عادي كه داراي اين طبقه‌بندي نيست، اين امكان فقط براي آن شخص بدون اينكه سطح امنيتي نامه يا سطح دسترسي شخص تغيير كند، بايد فراهم شود.
ادامه این مطلب را در مقاله بعد که به ویژگیهایی را که یک سیستم اتوماسیون اداری باید دارا باشد را پیگیر باشید.
تهیه شده در بخش تالیف گروه بارای