سیستم ثبت نامه ها و مکاتبات
لاين زير سيستم اطلاعات انديكاتوری نامه‌ها و مكاتبات را ثبت مي‌كند و امكان پويش تصاوير نامه‌ها را دارد. اين نرم‌افزار به همراه نرم‌افزار مديريت گردش‌كار سيستم ERP گردش مكاتبات اداری را به وجود می آورد.
اطلاعات بیشتر محصول:
اهداف و دستاوردها:
- ثبت و نگهداری الكترونیكی انواع نامه‌های وارده، صادره و داخلی
- دستیابی سریع به اطلاعات، تصاویر و سوابق نامه‌های ثبت شده در سیستم
- گردش الكترونیكی مكاتبات در درون سازمان جهت افزایش سرعت رسیدگی به نامه‌ها
- دستیابی به ابزاری جهت مكانیزه نمودن دبیرخانه‌های متمركز، نیمه‌متمركز و غیر متمركز
- تامین امنیت دسترسی به اطلاعات و سوابق نامه‌ها با توجه به سطوح دسترسی كارمندان؛ بدیهی است برای دستیابی به اهداف ذكر شده نیاز به استقرار یك سیستم مكانیزه و جامع مكاتبات اداری در سازمان می‌باشد كه اولا كلیة اطلاعات نامه‌ها را بتوان به سرعت و سهولت در آن ثبت و نگهداری كرد و ثانیا با دستیابی سریع و امن، با توجه به سطوح دسترسی و سازمانی افراد، دستیابی به سوابق مكاتبات و ردگیری مراحل انجام كار بر روی آنها را به سرعت امكان‌پذیر نمود.
قابلیتها و امکانات:
- ثبت اطلاعات و گروه‌بندی طرف‌های مكاتبه
- ثبت نمودار سازمانی و كارمندان مستقر در پست‌های سازمانی
- گروه‌بندی موضوعی مكاتبات
- ثبت انواع نامه‌ها و صدور شماره اندیكاتوری به صورت خودكار
- تنظیم هر گونه فرمت دلخواه برای شماره‌دهی خودكار انواع نامه‌ها
- برقراری ارتباط بین نامه‌ها بر اساس شماره‌های اندیكاتوری
- ثبت و مشاهده ارجاعات دستی و مراحل مختلف گردش دستی نامه در سازمانی
- دسترسی به مكاتبات بر اساس سطوح امنیتی سازمانی كارمندان
- تفكیك سازمان به حوزه‌های مختلف جهت پشتیبانی از دبیرخانه‌های متمركز، غیر متمركز و نیمه متمركز
- جستجوی قوی و كامل بر اساس تمامی اطلاعات نامه‌ها
- تعریف و استفاده از الگوهای متنی برای تسریع در صدور نامه‌های مشابه
- پویش تصاویر نامه و الحاق پیوست‌های نامه جهت دستیابی به ایده دفاتر بدون كاغذ (Paperless Office)
- تعریف قالب مختلف برای حروف‌چینی نامه‌های صادره و داخلی در قالب Microsoft Word Templates و چاپ نامه‌های بر اساس آنها
- ارتباط با ابزارهای Microsoft Office به صورت یكپارچه با سیستم مكاتبات
- با استفاده یكپارچه این سیستم با نرم‌افزار گردش‌كار، ارجاع نامه‌ها در كارتابل الكترونیكی كاربران مختلف و مشاهده مراحل انجام كارها به شكل گرافیكی و نظارت بر روند گردش فرم‌ها امكان‌پذیر می‌شود.
- با بكارگیری مدیریت گردش‌كار به همراه سیستم مكاتبات و با وجود ابزار پیوست‌های الكترونیكی می‌توان گام مؤثری در جهت دستیابی به ایده دفاتر بدون كاغذ برداشت.