نرم افزار مکاتبات اداری و دبیرخانه
سیستم ثبت نامه ها و مکاتبات
اين زير سيستم اطلاعات انديكاتوري نامه‌ها و مكاتبات را ثبت مي‌كند و امكان پويش تصاوير نامه‌ها را دارد. اين نرم‌افزار به همراه نرم‌افزار مديريت گردش‌كار سيستم ERP گردش مكاتبات اداري را به وجود مي‌آورد.
اطلاعات بیشتر محصول:
اهداف و دستاوردها
- ثبت و نگهداري الكترونيكي انواع نامه‌هاي وارده، صادره و داخلي
- دستيابي سريع به اطلاعات، تصاوير و سوابق نامه‌هاي ثبت شده در سيستم
- گردش الكترونيكي مكاتبات در درون سازمان جهت افزايش سرعت رسيدگي به نامه‌ها
- دستيابي به ابزاري جهت مكانيزه نمودن دبيرخانه‌هاي متمركز، نيمه‌متمركز و غير متمركز
- تامين امنيت دسترسي به اطلاعات و سوابق نامه‌ها با توجه به سطوح دسترسي كارمندان؛ بديهي است براي دستيابي به اهداف ذكر شده نياز به استقرار يك سيستم مكانيزه و جامع مكاتبات اداري در سازمان مي‌باشد كه اولا كلية اطلاعات نامه‌ها را بتوان به سرعت و سهولت در آن ثبت و نگهداري كرد و ثانيا با دستيابي سريع و امن، با توجه به سطوح دسترسي و سازماني افراد، دستيابي به سوابق مكاتبات و ردگيري مراحل انجام كار بر روي آنها را به سرعت امكان‌پذير نمود.
قابلیت ها و امکانات
- ثبت اطلاعات و گروه‌بندي طرف‌هاي مكاتبه
- ثبت نمودار سازماني و كارمندان مستقر در پست‌هاي سازماني
- گروه‌بندي موضوعي مكاتبات
- ثبت انواع نامه‌ها و صدور شمارة انديكاتوري به صورت خودكار
- تنظيم هر گونه فرمت دلخواه براي شماره‌دهي خودكار انواع نامه‌ها
- برقراري ارتباط بين نامه‌ها بر اساس شماره‌هاي انديكاتوري
- ثبت و مشاهده ارجاعات دستي و مراحل مختلف گردش دستي نامه در سازماني
- دسترسي به مكاتبات بر اساس سطوح امنيتي سازماني كارمندان
- تفكيك سازمان به حوزه‌هاي مختلف جهت پشتيباني از دبيرخانه‌هاي متمركز، غير متمركز و نيمه متمركز
- جستجوي قوي و كامل بر اساس تمامي اطلاعات نامه‌ها
- تعريف و استفاده از الگوهاي متني براي تسريع در صدور نامه‌هاي مشابه
- پويش تصاوير نامه و الحاق پيوست‌هاي نامه جهت دستيابي به ايدة دفاتر بدون كاغذ (Paperless Office)
- تعريف قالب مختلف براي حروف‌چيني نامه‌هاي صادره و داخلي در قالب Microsoft Word Templates و چاپ نامه‌هاي بر اساس آنها
- ارتباط با ابزارهاي Microsoft Office به صورت يكپارچه با سيستم مكاتبات
- با استفادة يكپارچة اين سيستم با نرم‌افزار گردش‌كار، ارجاع نامه‌ها در كارتابل الكترونيكي كاربران مختلف و مشاهده مراحل انجام كارها به شكل گرافيكي و نظارت بر روند گردش فرم‌ها امكان‌پذير مي‌شود.
- با بكارگيري مديريت گردش‌كار به همراه سيستم مكاتبات و با وجود ابزار پيوست‌هاي الكترونيكي مي‌توان گام مؤثري در جهت دستيابي به ايدة دفاتر بدون كاغذ برداشت.