معرفی سیستم اتوماسیون اداری (بخش اول)

   از مهم‌ترين روش‌ هاي برقراري سيستم‌ هاي ارتباطي در درون هر سازمان، گردش اسناد و اجراي نظام مكاتباتي تحت یک سیستم جامع و یکپارچه با نام سیستم اتوماسیون اداری بوده و هست و اين امر تا بدانجا اهميت دارد كه به منظور كنترل و اداره چنين نظام‌ هايي، مديريتي تحت عنوان مديريت اسناد و گردش  کار و مكاتبات اداري شكل گرفت. از سوي ديگر حوزه عملكرد اين بخش از مديريت به‌عنوان اداره و كنترل آرشيو و بایگانی اسناد از اهميت خاصي از همان بدو پيدايش برخوردار گرديد، به ويژه اين كه امروزه مديريت اسناد و مدارك مشتمل بر اسناد ملي، دولتي، فرهنگي، تاريخي و … نيز مي‌گردد.

بنابراين نظام دبيرخانه‌ اي و نحوه گردش مكاتبات از ديدگاه علمي بخشي از سيستم درون سازماني و برون سازماني محسوب مي‌شود كه محصول تبادل آن دستورات، سوابق و دستورالعمل‌ هاي اداري به فرم اسنادي است. از اين رويكرد اتوماسيون اداري و نظام دبيرخانه‌ اي ، شاخص توسعه فرهنگ اداري سازمان بوده و بالطبع نمايانگر سطح تخصص سازمان در مباني مديريتي خواهد بود.

اصولا نظام دبيرخانه‌ اي و سيستم‌ هاي مكانيزه اتوماسيون اداري حداقل مي‌ بايست وظايف زير را به عهده داشته باشد:

  • ايجاد مكاتبات
  • اجراي مراحل گردش کار و مكاتبات
  • امكان بازيابي سريع اطلاعات
  • بايگاني اسناد

در نتيجه سيستم مكاتبات اداري قادر است كه كليه اطلاعات مربوط به ثبت، پيگيري و گردش مكاتبات درون سازمان را مكانيزه نموده و مخصوصا در سازمان‌هايي كه پراكندگي جغرافيايي و كاربري دارند، نقش بسيار كارايي در بهبود مديريت ارسال و مراسلات داشته باشد.

اهداف سیستم اتوماسیون اداری :

با توجه به تعريفي كه از مديريت گردش کار مكاتبات و اهميت اين مورد در مديريت سازمان‌ ها بيان گرديد و با توجه به حجم  مكاتبات اداري در گردش، اهداف زير در طراحي و پياده‌ سازي و عمليات‌ سازي اين سيستم مورد نظر مي‌باشد. اين زمينه‌ ها را مي‌توان به عنوان معياري براي سنجش يك سيستمهاي مديريت مكاتبات اداري نيز بكار برد. بديهي است معرفي اين معيارها بر اساس «تجربه» و اجراي حداقل چند سيستم اتوماسيون اداري صورت گرفته است.

  • به گردش درآوردن مكاتبات بين كاربران و انتقال سريع دستورات

در اين روش هر كاربر فهرستي از مكاتباتي كه به او ارجاع شده است را در اختيار دارد. نامه‌هاي وارده به سازمان در دبيرخانه وارد سيستم شده و سپس در بين فهرستهاي كاربران به گردش در مي‌آيد. هر كاربر با انتخاب يك نامه از فهرست خود مي‌ تواند تمامي اقداماتي كه به صورت دستي بر روي نامه قابل انجام است را از طريق سيستم انجام دهد. علاوه بر اين كاربران، نامه‌هاي صادره را در سيستم ايجاد مي‌كنند و مانند نامه‌ هاي وارده در سيستم به گردش در مي‌ آورند. بنابر اين صفحة اصلي سيستم هر كاربر فهرست مكاتبات ارجاع شده به اوست و بايد به صورت ساده براي كاربر قابل استفاده باشد.

  • وجود ارتباط نامه‌ ها با يكديگر 

در مكاتبات اداري ، افراد معمولا نامه‌ ها را با بيان يكي از عبارتهاي «عطف»، «پيرو»، «بازگشت» و چند واژة مشخص ديگر و بيان شمارة نامة مرتبط به يكديگر ارتباط مي‌دهند و در واقع هر نامه شامل زنجيره‌ اي از مكاتبات است. حفظ اين زنجيره در سيستم و پياده‌‌سازي روشي كه كاربر دبيرخانه را مقيد به ارتباط دادن نامه‌ها به يكديگر بكند از مهمترين قابليتهاي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري است. در صورتي كه در پياده‌سازي اين روش در سيستم كمبودي وجود داشته باشد، گسستگي نامه‌ها در سيستم، نقص بزرگي از لحاظ اطلاعاتي به وجود مي‌آورد.

  • امكان جستجوي قوي

با توجه به حجم بالاي مكاتبات در سازمانها و ادارات، امكان جستجو در سيستم بايد به گونه‌اي باشد كه با كمترين اطلاعات بتوان به نامه و زنجيرة مكاتبات آن دسترسي يافت. اين امكان جستجو، حداقل بايد شامل جستجوي واژه‌هاي كليدي در نامه‌ها و محدودة تاريخها و … باشد.

  • سهولت فهم و استفاده از سيستم

سادگي طراحي سيستم اتوماسیون اداری باعث مي‌شود كه مدت زمان آموزش كوتاه شود. علاوه بر اين، سيستم قابل استفاده براي مديران نيز باشد. معمولا سيستمهايي كه از واژه‌هاي نامأنوس استفاده مي‌كنند و رفتار آنها براي كاربر به دشواري قابل فهم است در مرحلة آموزش و جااندازي دچار مشكل مي‌شوند و كاربران را به سختي مي‌توان مجاب به استفاده از آن نمود. طراحي يك سيستم، زماني موفق است كه روش مكانيزه به روش كار دستي كاربر بسيار نزديك باشد و سهولت كاربري مديريت كارتابل با امكانات مختلف از قبيل گروه‌ بندي، مرتب‌سازي و فيلتربندي معطوف در آن ديده‌شده باشد.

  • وجود تسهيلات آسان براي مديران 

براي صرفه‌جويي در وقت مديران، تسهيلاتي بايد فراهم نمود كه كار و اقدام در مورد نامه‌ها براي مديران از طريق سيستم قابل انجام باشد. اين ويژگي علاوه بر نياز به طراحي سادة سيستم، نياز به وجود ويژگيهايي مانند نوشتن با قلم‌هاي نوري، دستورهاي تيپ قابل انتخاب و تهيه پيش‌ نويس نامه‌ ها توسط مسئول دفتر مديران را شامل مي‌شود. و از طرفي ديگر مديران ارشد مي‌توانند بر كارايي كارمندان خود نظارت داشته و سرعت رسيدگي به انجام امور محوله را بررسي و كارشناسي نمايد.

  • امكان مديريت ارجاع مكاتبات 

یک سیستم اتوماسیون اداری بايد توانايي مديريت ارجاع مكاتبات بين رده‌هاي مختلف سازماني را داشته باشد. بديت ترتيب سلسله مراتب سازماني در سيستم ديده شده و باعث افزايش كارايي مي‌گردد.

  • امكان پويش تصاوير نامه‌ ها و پيوستهاي الكترونيكي

گردش كاغذ در سازمان معمولا زمان اقدامات و گردش مكاتبات را بسيار كند مي‌كند. يك بررسي نشان مي‌دهد كه زماني كه يك نامه در روي ميزها در حال انتظار به سر مي‌برد به اضافة زماني كه نامه در حال حمل به مقصد خود در داخل سازمان مي‌باشد، نسبت به زماني كه لازم است كار واقعي بر روي آن انجام گيرد 10 برابر بيشتر است. بديهي است بكارگيري روش‌ هايي كه زمان‌هاي انتظار و انتقال را به حداقل مي‌رساند، سهم بسزايي در افزايش سرعت انجام امور اداري دارد.

با اسكن نمودن تصوير نامه‌ها و انتقال آن از طريق سيستم به كاربران مختلف و در كنار آن امكان نظارت مديران بر روي اقدامات كاركنان در مورد نامه‌ها، و در نهايت آماري كه از ميزان متوسط توقف هر نامه در دست هر كاربر قابل استخراج است، مجموعاً اطلاعات و امكانات بسيار قوي براي تسريع گردش مكاتبات را بدست مي‌دهد.

  • امكان تبادل مكاتبات داخلي 

علاوه بر نامه‌هاي كاغذي وارده به سازمان كه در بين دفاتر مختلف به گردش در مي‌آيد، معمولا بين دفاتر مختلف هر سازمان نيز نامه‌هاي رسمي و غير‌رسمي مبادله مي‌شوند. اين نامه‌ها مي‌تواند به صورت پست الكترونيكي مكانيزه گردد ولي به علت اينكه پست الكترونيكي در پايگاه دادة متمركزي ذخيره نمي‌گردد، لزوم وجود نوعي پست‌الكترونيكي داخلي كه در پايگاه‌ داده ذخيره گردد و در عين حال امكان ارتباط دادن آن با ساير مكاتبات نيز وجود داشته باشد، ضروري است.

  • سكوي مناسب و قابل گسترش 

در سازمانهاي بزرگ حجم مكاتبات و تعداد كاربران استفاده‌كننده از سيستم وسيع است. از سوي ديگر، سيستم در صورت اجراي واقعي گردش الكترونيكي مكاتبات و پياده‌سازي قابليتهاي مورد نياز، بايد قابليت ذخيره و بازيابي حجم بزرگي از داده‌ها را داشته باشد. بنابر اين سكوي مورد استفاده براي چنين سيستمي بايد توانايي گسترش متناسب با رشد استفاده از سيستم را دارا باشد.

  • امكان ارتباط با ابزارهاي صفحه‌ آرايي و ابزارهاي محيطي ويندوز

براي تبديل نامه‌هاي صادره‌اي كه توسط كاربران در سيستم اتوماسیون اداری ايجاد مي‌شود به نامه‌هاي كاغذي بايد ابزارهاي صفحه‌ آرايي در دل بخش مديريت مكاتبات اداري وجود داشته باشد. با توجه به افزايش و گسترش استفاده از ابزارهاي Microsoft Office شامل (Word, Excel, PowerPoint) هر بخش مكاتبات اداري بهتر است با اين ابزارها نيز در ارتباط باشد.

  • امكان مشاهده مراحل اقدامات انجام شده بر روي نامه

از هنگامي كه نامه‌اي وارد سازمان مي‌شود و به گردش در مي‌آيد هر كاربر اقدامي را روي آن انجام مي‌دهد. نمايش مجموعه اقدامهاي انجام شده بر روي نامه، امكان اولويت دادن و آگاهي لازم براي انجام اقدام بعدي را در اختيار كاربر قرار مي‌دهد. در صورتي كه مديريت مكاتبات و گردش کار آن در سازمان مكانيزه شود، يكي از بهترين قابليتها نمايش اين مراحل توسط سيستم مي‌باشد.

  • امكان تعريف سطوح مديريتي جهت نظارت بر گردش مكاتبات

معمولاً مديران مجموعه‌هاي بزرگ، اطلاعات به هنگام از نامه‌هاي دريافتي و اقدامات انجام شده بر آنها ندارند. با تعريف سطوح مديريتي جهت نظارت بر گردش کار و مكاتبات، به همراه قابليت مشاهدة مراحل انجام شده بر روي نامه كه شرح داده شد، مديران ابزار بسيار پر قدرتي براي دستيابي به اطلاعات خواهند داشت. با استفاده از اين ابزار، كنترل مديريتي بر روي اقدامات زيادتر شده و باعث تسريع در گردش مكاتبات نيز مي‌شود.

  • امكان تعريف سطوح دسترسي در سیستم اتوماسیون اداری

بدليل وجود سطوح امنيتي مختلف براي دستيابي به نامه‌ ها، در سيستم مكانيزه  اتوماسیون اداری  و مکاتبات نيز بايد امكان تعيين سطح امنيتي نامه در نظر گرفته شود. تعريف سطوح امنيتي براي نامه نبايد به صورت غير قابل توسعه باشد و مزاحم گردش كار گردد. به اين معني كه در صورت لزوم به مشاهدة يك نامه با طبقه‌بندي محرمانه توسط يك كاربر عادي كه داراي اين طبقه‌بندي نيست، اين امكان فقط براي آن شخص بدون اينكه سطح امنيتي نامه يا سطح دسترسي شخص تغيير كند، بايد فراهم شود.

ادامه این مطلب را در مقاله بعد که به ویژگیهایی را که یک سیستم اتوماسیون اداری باید دارا باشد را پیگیر باشید.

تهیه شده در بخش تالیف گروه بارای

فرایند شکل گیری و پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

در مطلب قبلی در خصوص تعاریف اولیه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی اطلاعاتی ارایه گردید و در مقاله پیش رو در خصوص فرایند شکل گیری و پیاده سازی سیستم های ERP یا همان برنامه ریزی منابع سازمانی مطالبی ارایه خواهد شد.

همانگونه كه مي‌دانيم واژه عمليات براي توصيف همه فعاليتهايي كه در رابطه مستقيم با توليد كالا و خدمات انجام مي‌شود، بكار مي‌رود و مديريت عمليات نيز فرآيند توليد كالا و خدمات را مديريت كرده و ارزش ايجاد شده را به مشتريان منتقل مي‌كند.

فرایند شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

بطوركلي فرآيندهاي اصلي موجود در يك سازمان را مي‌توان به پنج گروه اصلي تقسيم‌بندي كرد كه عبارتند از:

  • فرآيند توسعه:

از پيدايش يك ايده براي توليد محصول يا خدمتي جديد آغاز و تا مرحله نمونه‌سازي آن محصول ادامه مي‌يابد.

  • آماده‌سازي تسهيلات:

اين مرحله از نمونه‌سازي محصول يا خدمت جديد تا تكميل مراحل طراحي، ساخت و اجرا و تست محصول توليدي را شامل مي‌شود.

  • فروش:

شامل مطالعه بازار و نيازهاي آن تا دريافت يك سفارش از مشتري مي‌باشد.

  • انجام سفارش:

از مرحله دريافت يك سفارش تا تحويل كالا و خدمات درخواست شده به مشتري و پرداخت مبلغ سفارش توسط مشتري را در برمي‌گيرد.

  • خدمات:

از درخواست مشتري براي خدمات بعد از فروش تا رفع مشكل و راضي نگهداشتن مشتري طي دوره استفاده از محصول را شامل مي‌شود.

بر اساس اين نگرش نقش جديدي از مديريت توليد و عمليات ظهور پيدا مي‌كند كه مديريت فرآيند انجام سفارش از زمان دريافت سفارش از مشتري تا زمان تحويل كالاو خدمات درخواستي به مشتري و كسب رضايت وي را در بر مي‌گيرد. اين فرآيند، فرآيندي يكپارچه است كه حوزه‌هاي مختلف سازمان ازجمله بازاريابي ( ارتباط با مشتريان )، خريد (ارتباط با تامين‌كنندگان و پيمانكاران) و عمليات سنتي توليد (مديريت منابع لازم براي توليد واقعي محصول يا خدمت) را شامل مي‌شود. اين فرآيند از پويايي بسيار بالايي برخوردار است زيرا سفارشات مشتريان هر لحظه و در مورد هر تركيبي از محصولات توليدي ممكن است از راه برسد. از سوي ديگر اين سفارشات بدليل عدم اطمينان و تغييراتي كه در طول زمان درفرآيند دريافت مواد اوليه لازم از تامين‌كنندگان رخ مي‌دهد، ممكن است با تغييراتي مواجه شود. بنابراين اين نقش كه در ادبيات مديريت توليد و عمليات تحت عنوان IPOM  يا مديريت سفارشات و توليد يكپارچه مطرح مي‌گردد، بسيار مهم و حياتي به شمار مي‌رود.

در بيان اهميت مديريت سفارشات و توليد يكپارچه بايد گفت محيط دائما متغير امروزي كه در آن چرخه عمر محصولات بسيار كوتاه بوده و رقابت جهاني نيز بسيار شدت گرفته است، سازمانها را مجبور مي‌كند كه براي بقا و دوام خود در اين محيط سياست‌ها، استراتژي‌ها وسيستم‌هاي اطلاعاتي لازم و مناسب را بكار گيرند. در برخي از صنايع مدلهاي جديد محصولات حتي هر يك يا دو سال يكبار وارد بازار مي‌شوند و از سوي ديگر تكنولوژي و نيازهاي مشتريان نيز دائما در حال تغيير مي‌باشد. بنابراين در چنين بازارهايي انعطاف، كيفيت، قيمت و زمان ابعاد كليدي و اصلي هستند كه موجبات دستيابي يك سازمان به موفقيت و بقا را فراهم مي‌كنند.

براي برخورد موثر با چنين شرايطي رويكردهاي مديريتي جديدي در طول زمان توسعه يافته و بكارگرفته شده‌اند كه اين روشها در ادامه بطور گذرا مورد بررسي قرار مي‌گيرند:

  • فرآيند مهندسي همزمان:

در فرآيند توسعه محصول، سازمانها با توسعه محصولات و يا خدمات جديد، نياز دائما متغير مشتريان را در زمان كوتاه و با بكارگيري فرآيند مهندسي همزمان كه يك رويكرد پويا و يكپارچه در توسعه محصول جديد مي‌باشد، برآورده مي‌كنند. اين شيوه رويكردي پويا، منسجم و مبتني بر تيمهاي توسعه محصول جديد و شامل متخصصاني از حوزه‌هاي مختلف سازمان از قبيل بازاريابي (آگاه به نياز مشتريان و سطح انتظارات آنان)، مهندسان و طراحان (آگاهي از چگونگي تبديل نيازهاي مشتريان به برنامه‌ها و رويه‌هاي توليد محصول)، متخصصان عمليات و نگهداري (آگاه به چگونگي توسعه يك محصول با كيفيت و موثر از نظر هزينه) و… مي‌باشند كه با اهداف مشترك، موجبات توسعه يك محصول جديد را فراهم مي‌آورند. چنين رويكردي را مي‌توان در مورد فرآيند ارضاي سفارش و نياز مشتريان بكار گرفت بطوريكه با يك عكس‌العمل سريع نسبت به بازار، با زمان تاخير بسيار كوتاه و جريان نقدينگي بهبود يافته در سازمان بتوان اين وظيفه را انجام داد.

  • توليد بهنگام:

استراتژي ديگر سازمانها براي مواجهه با اين محيط جديد، پذيرش فلسفه‌هايي از جمله توليد بهنگام است كه مبتني بر موجودي در جريان با حجم كم، آموزش كاركنان براي دستيابي به انعطاف نيروي كار و انعطاف بالاي ماشين‌ها و تجهيزات براي تغيير از يك محصول به محصول ديگر در زمان بسيار كم مي‌باشد. اما اين روش در همه سازمانها و صنايع نمي‌تواند موفق عمل كند و موفقيت آن بستگي به نوع صنعت، تكنولوژي مورد استفاده و رقابت موجود در بازار خواهد داشت.

رويكرد ديگر، تقسيم سازمانهاي توليدي بصورت تعدادي سلول بود كه هر يك از اين سلولها در توليد تعداد محدودي از محصولات مشابه تخصص داشتند. اين روش تحت عنوان تكنولوژي گروهي شناخته مي‌شود و مبتني بر اين فرضيه است كه مي‌توان با مديريت يك واحد عملياتي كوچكتر، عملكرد بهتري را بدست آورد. در اين روش همه تجهيزات و نيروي انساني مورد نياز براي انجام فرآيند انجام سفارشات مشتريان را در يك محل منتقل مي‌كنند تا محصولاتي از يك خانواده را توليد كنند. مشكل ايجاد شده در اين روش انتقال تجهيزات و سخت‌افزار مورد نياز به يك محل مشخص و جابجايي مجدد آنها هنگامي كه خانواده محصولات تغيير مي‌كند، مي‌باشد.

همزمان باتوسعه اين رويكردهاي مديريتي، سيستم‌هاي اطلاعاتي كه بتواند اين رويكردهاي جديد را پشتيباني نمايد نيز توسعه مي‌يافت. سيستم‌هاي پردازش مبادلات اوليه  به شكل سيستم‌هاي MRP رشد يافت كه برنامه‌ريزي و كنترل توليد را مورد پشتيباني قرار مي‌داد. انطباق و يكپارچگي منطق MRP با سيستم‌هاي مديريت پايگاه داده رابطه‌اي (DBMS)، سيستم‌هاي پشتيبان تصميم (DSS) و سيستم‌هاي اطلاعات مديريت (MIS) ، نسل جديدي از سيستم‌ها را به نام سيستم‌هاي برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)  ارائه نمود كه وظيفه مديريت نيازمنديهاي داده و اطلاعات در سرتاسر يك سازمان را برعهده داشت.

در مورد سيستم‌هاي برنامه ریزی منابع سازمانی  (ERP)  تعاريف متعددي ارائه شده است كه در ادامه به چند مورد از اين تعاريف اشاره شده است:

  • ERP سيستم جامعي است كه سعي در يكپارچه‌ سازي همه وظايف و بخش‌هاي موجود در يك سازمان با استفاده از يك سيستم كامپيوتري واحد را دارد بطوريكه بتواند نيازهاي خاص و ويژه اين بخش‌ها را فراهم سازد.
  • ERP يك تفكر، فناوري و سيستمي براي مديريت موثرتر منابع مختلف در يك سازمان است كه اين مديريت از طريق اتومات و يكپارچه كردن تمام فرآيندها و در نتيجه بالا بردن كارايي سازمان و افزايش رضايت مشتري انجام مي‌گيرد.
  • ERP يك راه حل مبتني بر فناوري اطلاعات است كه منابع سازمان را توسط يك سيستم بهم پيوسته به سرعت، دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي‌دهد تا بطور مناسب فرآيند برنامه‌ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند.

هدف اصلي و اوليه ERP یا همان سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ،گردآوري دپارتمانها و حوزه‌هاي مختلف يک سازمان در داخل يک سيستم واحد يکپارچه بگونه‌اي است که اين سيستم بتواند جوابگوي تمامي نيازهاي بخش‌هاي متفاوت يك سازمان باشد. ساختن يک نرم‌افزار واحد که بتواند تمامي نيازهاي كاربران بخش مالي را همانند نيازهاي بخش منابع انساني و يا انبار و تجهيزات پاسخ دهد کار چندان ساده‌اي نيست.

معمولا هر بخشي از سازمان داراي نرم‌افزارها و برنامه‌هاي واحدي است که متناسب با نيازهاي آنان ساخته شده است و آنگونه که آن بخش نياز دارد کار مي‌کند ولي نرم افزار ERP سعي در ترکيب آنها و ايجاد يک نرم‌افزار يکپارچه که از يک بانک نرم‌افزاري واحد استفاده مي‌نمايد دارد. در اين حالت تمامي بخش‌ها و واحدهاي يک سازمان به سهولت قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با ديگري نيز به سهولت برقرار خواهد بود. براي مثال دريافت يک سفارش از مشتري را در نظر بگيريد. معمولا اين سفارش روي برگه‌اي ثبت شده و گردش خود را از بخشي به بخش ديگر در قسمتهاي مختلف سازمان آغاز مي‌نمايد. هر بخش متناسب با سيستم خود کد گذاريهايي را انجام داده و پس از انجام مراحلي آن را به بخش ديگر ارجاع مي‌نمايد. در اين سفر طولاني اجراي اين عمليات باعث تاخيرات و گم شدن سوابق و حتي برخي مواقع اشتباهات نيز مي‌گردد. ضمن اينکه کسي بطور صحيح از وضعيت سفارش و مراحلي که طي کرده است به سهولت آگاه نيست زيرا که سيستم واحدي براي انجام امور بين بخش‌ها وجود ندارد. لذا مثلا براي بخش مالي امکان دستيابي به سيستم انبار و ارسال کالا وجود نداشته و اطلاع از وضعيت حمل سفارش از اين طريق ميسر نيست. در حالي كه ERP، سيستم‌هاي منفرد بخش‌هاي مالي ، انبار ، منابع انساني و توليد را كنار زده و آنها را با يک نرم‌افزار يکپارچه متحد که بطور کامل وظايف و نيازهاي تمامي بخش‌ها را کاملتر از سيستم قبلي برآورده مي‌سازد جايگزين مي‌نمايد. بسياري از فروشندگان سيستم‌هاي ERP بحد کافي انعطاف پذيرند تا بتوان بخش‌هايي (ماجولهايي) از نرم‌افزارها را بدون خريد تمامي بسته نرم‌افزاري، از آنها خريداري و نصب کرد. براي مثال يك شركت توليدي قادر است از اجزاي نرم‌افزاري موجود فقط بخش‌هاي توليد، مالي، انبار، فروش و تداركات را خريداري كند و يك شركت خدماتي فقط اجزاي مالي و منابع انساني را مورد استفاده قرار دهد.

فرآيند پياده‌سازي سيستم‌هاي برنامه ریزی منابع سازمانی ( ERP ):

همانند هر پروژه ديگري اجرا و پياده‌سازي پروژه‌هاي نرم افزاری ERP نيز باعث بوجود آمدن مشكلات عديده‌اي براي شركتها و سازمانهاي استفاده كننده خواهد شد. نكته مهمي كه در مورد اين شركتها بايد مورد توجه قرار گيرد آن است كه همه آنها از يك  شركت فروشنده سيستم‌هاي ERP، نرم‌افزار خريداري نكرده‌اند بنابراين سيستم‌هاي هر فروشنده‌اي ميتواند با شكست در اجرا مواجه شود. با توجه به آنچه كه گفته شد ودر نظر گرفتن اينكه سيستم‌هاي ERP از نظر مالي تعهد بالايي را براي شركت خريدار نرم‌افزار ايجاد خواهد كرد و اينكه اگر اين پروژه‌ها بطور صحيح و كارا مورد اجرا قرار گيرند، پتانسيل سودآوري بالايي را به همراه خواهند داشت، بسيار لازم و ضروري مينمايد كه بدانيم چه عواملي موفقيت اين پروژه‌ها را تضمين مينمايد.

از آنجا كه اجرا و پياده‌سازي پروژه‌هاي ERP  با ايجاد تغيير در فرآيندهاي كسب و كار شركتهاي استفاده كننده از چنين نرم‌افزارهايي همراه است، تئوري تغيير در فرآيندكسب و كار (BPC) ميتواند بعنوان يك ابزار مهم بكار گرفته  شود.  اين تئوري بعنوان يك محرك سازماني براي طراحي فرآيندهاي كسب و كار جهت دستيابي به بهبود اساسي در عملكرد از طريق ايجاد تغييرات در روابط بين مديريت، فناوري اطلاعات، ساختار سازماني و كاركنان مي‌باشد. در بررسي نتايج حاصل از اين روش، شرايط محيطي تغيير و همينطور توانايي سازمان براي مديريت تغيير در اين شرايط بايستي مد نظر قرار گيرد. از طرفي محيط سازماني با يك فرهنگ آماده و مشتاق، تمايل به اشتراك‌گذاري و تسهيم دانش، روابط متوازن از طريق ابزار شبكه و ظرفيت يادگيري در حد مناسب بايد مديريت اين فرآيند تغيير را به نحو مطلوبي تسهيل كنند.

با مرور سريعي بر تحقيقات انجام شده در مورد استراتژيهاي مربوط به پياده‌سازي ERP ميتوان اين استراتژيها را به سه گروه سازماني، فني و انساني طبقه‌بندي كرد. استراتژيهاي سازماني شامل توسعه و بكارگيري روشهاي مديريت تغيير، مديريت پروژه، ساختار و منابع انساني، سبك مديريت، ارتباطات و همكاري و ويژگيهاي واحد سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان مي‌باشد. استراتژيهاي فني شامل جنبه‌هاي فني نصب سيستم‌ها، پيچيدگيهاي ERP، كافي بودن تجربه فني درون سازمان و زمان و هزينه راه‌اندازي ERP بوده و نهايتا استراتژيهاي انساني دربرگيرنده مشاركت، آموزش و مديريت نيروي انساني و اموركاركنان مي‌باشد.

فرآيند بكارگيري و پياده‌سازي سيستم‌هاي ERP يك چالش فني- اجتماعي است كه بر سطوح استراتژيك و عملياتي شركت تاثيرگذار خواهد بود و لزوما اجراي آن بازده مورد انتظار سازمان استفاده كننده را به همراه نخواهد داشت. بنابراين درك كامل اين فرآيند در سطوح مختلف آن از بروز چنين مشكلاتي جلوگيري كرده و فرآيند تغيير بوجود آمده را به سمت و سوي ايده‌آل سوق خواهد داد. براي دستيابي به چنين هدفي لازم است ديدگاهي متوازن اتخاذ نمود بدين معني كه همه سطوح استراتژيك، تاكتيكي و عملياتي بوضوح مشخص شده و منافع مورد انتظار هر بخش مورد ارزيابي و تجزيه و تحليل قرار گيرد.

از آنجا كه ERP پديده‌اي نسبتا جديد در صنعت نرم‌افزار بشمار ميرود، روشهاي بكارگيري و پياده‌سازي آن هنوز در حال توسعه و تكامل مي‌باشد. برخي از تحقيقات انجام گرفته تنها اين فرآيند را در سطح عملياتي سازمان مورد بررسي قرار ميدهند و فرض بر آن است كه در سطوح بالاتر (مديران ارشد)، حمايت كامل نسبت به اين سيستم‌ها ايجاد شده و بسته نرم‌افزاري مورد نياز قبلا انتخاب گرديده است. برخي ديگر از تحقيقات، اين سيستم‌ها را فقط در سطوح تاكتيكي و استراتژيك مورد تحليل قرار داده‌اند. بنابراين روشي جامع و منسجم براي پياده‌سازي موفق ERP در تحقيقات ارائه نشده است.

بطور كلي بايد گفت اجراي موفقيت‌آميز يك پروژه ERP وظيفه‌اي مشكل و پيچيده است به اين دليل كه اين كار باعث ايجاد تغييرات وسيعي در سازمان مربوطه خواهد شد كه نياز به مديريت دقيق جهت دستيابي به منافع مورد نظر وجود خواهد داشت. در اين كار برخلاف سيستم‌هاي سنتي، تمركز اصلي و اوليه از تاكيد بر روي تجزيه و تحليل فني و برنامه‌نويسي به سمت طراحي فرآيندهاي كسب و كار و ساختار بندي نرم‌افزار با تمركز بر كسب و كار معطوف شده است.

تهیه شده توسط گروه فناوری بارای

XBRL انقلابی در گزارشگری مالی و سیستم حسابداری

XBRL  چیست؟

XBRL  مخفف واژه لاتین  Extensible Business Reporting Language میباشد.

سیستم گزارشگری XBRL (سیستم بارکد گزاری اطلاعات صورت مالی) به عنوان یک انقلاب در گزارشگری مالی تلقی شده که باعث کاهش هزینه تولید و دسترسی به اطلاعات جهت تولید کنندگان و استفاده‌ کنندگان از اطلاعات صورت‌ های مالی می‌شود.

تصور کنید اگر همه شرکتها و سازمانها برای تهیه گزارشهای خود یک زبان را قبول کنند، این مسئله چطور به تجارت کمک خواهد کرد. با پذیرش چنین استانداردی میتوان گزارشها را صحیح تر و راحت تر تولید نمود. به طوری که استفاده از آن برای تمام استفاده کنندگان کاملا کاربردی و قابل فهم خواهد بود.

زبان گزارشگری توسعه پذیر (XBRL)

XBRL را می توانیم اینگونه تعریف کنیم:«یک نوع زبان گزارشگری که قابلیت گسترش دارد». چارچوب آن مبتنی بر XML است که در زنجیره عرضه اطلاعات تجاری جهانی جهت ایجاد، تبدیل، و تحلیل اطلاعات تجاری استفاده می شود. یک نوع فناوری است که می تواند دقت، درستی، کارایی و شفافیت گزارشگری مالی و سیستم حسابداری را افزایش دهد. این راهکار  منحصراً برای گزارشگری مالی توسط انجمن حسابدارن رسمی آمریکا طراحی شده است. کاربرد XBRL به سال 1999 بر می گردد، در آن زمان 12 سازمان از آن استفاده می کردند، ولی در حال حاضر 250 سازمان جهانی در بیش از 30 کشور از آن استفاده می کنند و روز به روز به تعداد سازمان هایی که از XBRL استفاده می کنند افزوده می شود. XBRL یک برنامه استاندارد برای حذف کردن ساختار و اصطلاحات ناسازگار، و یک روش جاری در فناوری است که به عنوان زبان گزارشگری واحد تجاری مورد استفاده قرار می گیرد و قابلیت گسترش دارد. در XBRL چارچوب استاندارد های مربوط به گزارشگری در نرم افزار های مربوط طراحی می شود تا اطلاعات  واحد تجاری را برای گزارشگری الکترونیکی پردازش و عرضه کند. در XBRL به تمام داده های مالی بر چسب هایی زده می شود که آن ها را به عنوان دارایی ، بدهی، سرمایه ، سود و زیان و غیره از هم متمایز می سازد. بنابراین کاربران می توانند به آسانی، داده ها را همراه با برچسب هایی مثل وجوه نقد استخراج یا تغییر شکل دهند، و به کمک نرم افزار های تحلیلی، آنالیز کنند.

مزایای XBRL

بطور کلی مزایای استفاده از XBRL را می توان در موارد زیر خلاصه کرد:

  • امکان انتقال اطلاعات به شکل زنده
  • استفاده از رده بندی واحد اطلاعاتی و حذف مشکلات مفاهیم اطلاعات
  • امکان دسترسی ارقام توسط کاربر
  •  افزایش قابلیت مقایسه گزارش های مالی در سیستم حسابداری
  •  دسترسی سریع به انواع اطلاعات موجود در طبقه بندی های تعریف شده مخصوصا در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی
  • امکان ذخیره سازی داده ها توسط دریافت کننده و انجام عملیات محاسباتی بعدی روی آن ها
  •  امکان داد و ستد اطلاعات مالی بین سیستم های مختلف حسابداری در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی
  • امکان استفاده از نرم افزار های هوشمند تحلیل گر مالی مبتنی بر دریافت مستقیم اطلاعات از شرکت ها

XARL امنیت گزارشگری مالی بر مبنای XML

بسیاری از شرکت ها در تلاش هستند که توان نفوذ اطلاعات مالی خود را از طریق وب سایت شرکت و ارائه چنین اطلاعاتی به کارکنان، سرمایه گذاران، و تحلیل گران مالی افزایش دهند. زبان گزارشگری مالی توسعه پذیر (XBRL) ایجاد شد تا ابزار موثر و کارآمد برای تهیه و تبادل اطلاعات مالی در اینترنت در اختیار کاربران قرار دهد. زبان گزارشگری اطمینان بخشی توسعه پذیر (XARL) نیز طراحی شد تا تأیید کنندگان اطلاعات مالی بتوانند صحت اطلاعات منتشر شده در اینترنت را تأیید کنند و به کاربران و شرکت ها اطمینان دهند که می توانند به چنین اطلاعاتی اتکا کنند. صحت اطلاعات مالی مندرج در یک سند XBRL به قابلیت اتکای پردازش های مورد استفاده برای ایجاد سند، ماهیت و میزان مطمئن بودن فرایند های انجام شده روی آن اطلاعات و مقدار امنیت برقرار شده برای حفاظت از صحت اطلاعات بستگی دارد.وجود XARL موسسات ارائه خدمات اطمینان بخشی و تضمین کیفیت را قادر می سازد تا صحت اطلاعات توزیع شده مبتنی بر XBRL در اینترنت را تأیید و به کاربران و شرکت ها کمک کنند تا به این قبیل اطلاعات مالی اتکا کنند.

بطور خلاصه، XBRL  می توند روش استانداردی را برای تهیه، انتشار و تبادل اطلاعات مالی فراهم کند. محیط XARL هم مدرکی را فراهم می سازد که کاربران اطمینان یابند اطلاعات کد گذاری شده XBRL نه تنها توسط حسابرسان، حسابرسی شده، بلکه دستکاری نیز نشده است. بنابراین عدم اطمینان درباره اطلاعات مالی به میزان زیادی کاهش می یابد.

مقدمه ای بر برنامه منابع سازمان (ERP)

تصميم‌گيري در يك سازمان نيازمند اطلاعات دقيق از منظرهاي مختلف فعاليتهاي يك سازمان است. هر چقدر اطلاعات دقيق‌تر در اختيار ساختارهاي مديريتي يك سازمان قرار گيرد، تصميماتي كه در آن سازمان گرفته مي‌شود موثرتر و بهينه‌ تر خواهد بود.

از ديرباز كه بكارگيري تكنولوژي اطلاعات در سازمان‌ ها مرسوم گرديد هدف اول اين نوع سيستم‌ ها افزايش سهولت، دقت و سرعت انجام فعاليت‌ ها بود. با گسترش اين نوع سيستم‌ ها و اثبات تاثير عميق بكارگيري تكنولوژي اطلاعات در اين فعاليت‌ ها، انتظارات بالا رفت و كاربران اين سيستم‌ها را به فكر استفاده از تكنولوژي اطلاعات براي اتخاذ تصميم‌ هاي مديريتي انداخت.

براي دستيابي به چنين هدفي لازم بود كه بخش‌ هاي مختلفي كه به شكل مستقل مكانيزه شده بودند با همديگر ارتباط داشته باشند تا بتوان از تلفيق اطلاعات اين بخش‌ هاي مستقل به اطلاعات دقيقي كه براي مديريت مورد نياز بود، رسيد.

بدين ترتيب لزوم طراحي سيستم‌ ها به صورت يكپارچه و بانك اطلاعات يكپارچه احساس گرديد. با افزايش توان بخش IT در اين حوزه و افزايش تجربيات اجرايي، دستيابي به يك مجموعه سيستم يكپارچه با بانك اطلاعات متمركز را ممكن ساخت. در نتيجه با دستيابي به چنين مجموعه‌اي امكان اخذ اطلاعاتي كه مديريت را در تصميم‌گيري ياري دهد فراهم شد.

با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني، شركتها و سازمانها در سالهاي آينده ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني خواهند بود و براي انجام اين كار وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امري ضروري بنظر مي‌رسد. از مهمترين ابزارهاي مورد استفاده جهت كسب اين آمادگي ميتوان به عامل فناوري اطلاعات و ارتباطات اشاره كرد كه با استفاده از آن قادر خواهيم بود هر چه سريعتر اين مسير را طي كنيم.

يكي از ابزارهاي مهم فناوري اطلاعات و ارتباطات كه نقش مهمي در يكپارچگي اطلاعات و عمليات موجود در موسسات داشته و نهايتا با استفاده از امكانات خاص زمينه را براي پيوستن به بازارهاي جهاني فراهم ميسازد، سيستم‌ هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان يا ERP مي‌باشد كه در حال حاضر بعنوان يكي از آخرين ابزارهاي برنامه‌ ريزي و مديريت در جهان مطرح مي‌باشد. اين سيستم‌ ها قادرند با بهره‌گيري از فناوري اطلاعات، سيستم‌ها و عمليات موجود در سازمان‌ها را يكپارچه كرده و در قالب يك پايگاه اطلاعاتي واحد در دسترس قرار دهند.

تعریف سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) :

انواع مختلفی از تعاریف سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) تعریف شده است، مثلا:

  • ERP یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یک تخصص و علم برای مدیریت منابع سازمان
  • سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یک راهکار بسیار جامع برای یکپارچه کردن فعالیتهای سازمان در قالب یک راه حل نرم افزاری

مزایای استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) :

پياده‌سازي ERP در سازمان‌ ها مزاياي بسيار زيادي را به همراه خواهد داشت كه بصورت خلاصه مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

  • ايجاد يكپارچگي سازماني از بعد اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود در سازمان
  • استاندارد سازي فرآيندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي كه شركت‌هاي عرضه كننده نرم‌افزار از سازمانهاي مختلف به دست آورده‌اند.
  • مهندسي مجدد فرآيندهاي سازماني و کاهش زمان انجام آنها
  • تبديل فرآيندهاي سازماني از حالت ضمني به حالت صريح به علت مهندسي مجددي که در فرآيندهاي سازمان صورت مي‌پذيرد.
  • امكان نصب و راه‌اندازي سريعتر سيستم‌هاي مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهاي مختلف اين نرم‌افزار و يا ساير نرم‌افزارهاي كاربردي كه از طرف عرضه‌كنندگان ERP ارائه نشده و مخصوص آن سازمان هستند.
  • امکان و يا تسهيل توسعه سيستم‌ها و تکنولوژيهاي جديد از جمله JIT، ABC و …
  • امکان ايجاد همکاري‌هاي تجاري، سرمايه‌گذاري‌هاي مشترک، ادغام و … براي سازمانها با هزينه کمتر و بازدهي بيشتر و نتيجه بهتر
  • تغيير تمرکز از برنامه‌نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرآيندها
  • فراهم شدن زير ساخت لازم به منظور پرداختن به  SCM  و CRM
  • ارتباط  و مدیریت کامل بین نرم افزارهای مرتبط یکپارچه اعم از حسابداری ، منابع انسانی ، اتوماسیون اداری و …

منبع: گروه تالیف بارای