فرایند شکل گیری و پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

در مطلب قبلی در خصوص تعاریف اولیه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی اطلاعاتی ارایه گردید و در مقاله پیش رو در خصوص فرایند شکل گیری و پیاده سازی سیستم های ERP یا همان برنامه ریزی منابع سازمانی مطالبی ارایه خواهد شد.

همانگونه كه مي‌دانيم واژه عمليات براي توصيف همه فعاليتهايي كه در رابطه مستقيم با توليد كالا و خدمات انجام مي‌شود، بكار مي‌رود و مديريت عمليات نيز فرآيند توليد كالا و خدمات را مديريت كرده و ارزش ايجاد شده را به مشتريان منتقل مي‌كند.

فرایند شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

بطوركلي فرآيندهاي اصلي موجود در يك سازمان را مي‌توان به پنج گروه اصلي تقسيم‌بندي كرد كه عبارتند از:

• فرآيند توسعه:

از پيدايش يك ايده براي توليد محصول يا خدمتي جديد آغاز و تا مرحله نمونه‌سازي آن محصول ادامه مي‌يابد.

• آماده‌سازي تسهيلات:

اين مرحله از نمونه‌سازي محصول يا خدمت جديد تا تكميل مراحل طراحي، ساخت و اجرا و تست محصول توليدي را شامل مي‌شود.

• فروش:

شامل مطالعه بازار و نيازهاي آن تا دريافت يك سفارش از مشتري مي‌باشد.

• انجام سفارش:

از مرحله دريافت يك سفارش تا تحويل كالا و خدمات درخواست شده به مشتري و پرداخت مبلغ سفارش توسط مشتري را در برمي‌گيرد.

• خدمات:

از درخواست مشتري براي خدمات بعد از فروش تا رفع مشكل و راضي نگهداشتن مشتري طي دوره استفاده از محصول را شامل مي‌شود.

بر اساس اين نگرش نقش جديدي از مديريت توليد و عمليات ظهور پيدا مي‌كند كه مديريت فرآيند انجام سفارش از زمان دريافت سفارش از مشتري تا زمان تحويل كالاو خدمات درخواستي به مشتري و كسب رضايت وي را در بر مي‌گيرد. اين فرآيند، فرآيندي يكپارچه است كه حوزه‌هاي مختلف سازمان ازجمله بازاريابي ( ارتباط با مشتريان )، خريد (ارتباط با تامين‌كنندگان و پيمانكاران) و عمليات سنتي توليد (مديريت منابع لازم براي توليد واقعي محصول يا خدمت) را شامل مي‌شود. اين فرآيند از پويايي بسيار بالايي برخوردار است زيرا سفارشات مشتريان هر لحظه و در مورد هر تركيبي از محصولات توليدي ممكن است از راه برسد. از سوي ديگر اين سفارشات بدليل عدم اطمينان و تغييراتي كه در طول زمان درفرآيند دريافت مواد اوليه لازم از تامين‌كنندگان رخ مي‌دهد، ممكن است با تغييراتي مواجه شود. بنابراين اين نقش كه در ادبيات مديريت توليد و عمليات تحت عنوان IPOM  يا مديريت سفارشات و توليد يكپارچه مطرح مي‌گردد، بسيار مهم و حياتي به شمار مي‌رود.

در بيان اهميت مديريت سفارشات و توليد يكپارچه بايد گفت محيط دائما متغير امروزي كه در آن چرخه عمر محصولات بسيار كوتاه بوده و رقابت جهاني نيز بسيار شدت گرفته است، سازمانها را مجبور مي‌كند كه براي بقا و دوام خود در اين محيط سياست‌ها، استراتژي‌ها وسيستم‌هاي اطلاعاتي لازم و مناسب را بكار گيرند. در برخي از صنايع مدلهاي جديد محصولات حتي هر يك يا دو سال يكبار وارد بازار مي‌شوند و از سوي ديگر تكنولوژي و نيازهاي مشتريان نيز دائما در حال تغيير مي‌باشد. بنابراين در چنين بازارهايي انعطاف، كيفيت، قيمت و زمان ابعاد كليدي و اصلي هستند كه موجبات دستيابي يك سازمان به موفقيت و بقا را فراهم مي‌كنند.

براي برخورد موثر با چنين شرايطي رويكردهاي مديريتي جديدي در طول زمان توسعه يافته و بكارگرفته شده‌اند كه اين روشها در ادامه بطور گذرا مورد بررسي قرار مي‌گيرند:

• فرآيند مهندسي همزمان:

در فرآيند توسعه محصول، سازمانها با توسعه محصولات و يا خدمات جديد، نياز دائما متغير مشتريان را در زمان كوتاه و با بكارگيري فرآيند مهندسي همزمان كه يك رويكرد پويا و يكپارچه در توسعه محصول جديد مي‌باشد، برآورده مي‌كنند. اين شيوه رويكردي پويا، منسجم و مبتني بر تيمهاي توسعه محصول جديد و شامل متخصصاني از حوزه‌هاي مختلف سازمان از قبيل بازاريابي (آگاه به نياز مشتريان و سطح انتظارات آنان)، مهندسان و طراحان (آگاهي از چگونگي تبديل نيازهاي مشتريان به برنامه‌ها و رويه‌هاي توليد محصول)، متخصصان عمليات و نگهداري (آگاه به چگونگي توسعه يك محصول با كيفيت و موثر از نظر هزينه) و… مي‌باشند كه با اهداف مشترك، موجبات توسعه يك محصول جديد را فراهم مي‌آورند. چنين رويكردي را مي‌توان در مورد فرآيند ارضاي سفارش و نياز مشتريان بكار گرفت بطوريكه با يك عكس‌العمل سريع نسبت به بازار، با زمان تاخير بسيار كوتاه و جريان نقدينگي بهبود يافته در سازمان بتوان اين وظيفه را انجام داد.

• توليد بهنگام:

استراتژي ديگر سازمانها براي مواجهه با اين محيط جديد، پذيرش فلسفه‌هايي از جمله توليد بهنگام است كه مبتني بر موجودي در جريان با حجم كم، آموزش كاركنان براي دستيابي به انعطاف نيروي كار و انعطاف بالاي ماشين‌ها و تجهيزات براي تغيير از يك محصول به محصول ديگر در زمان بسيار كم مي‌باشد. اما اين روش در همه سازمانها و صنايع نمي‌تواند موفق عمل كند و موفقيت آن بستگي به نوع صنعت، تكنولوژي مورد استفاده و رقابت موجود در بازار خواهد داشت.

رويكرد ديگر، تقسيم سازمانهاي توليدي بصورت تعدادي سلول بود كه هر يك از اين سلولها در توليد تعداد محدودي از محصولات مشابه تخصص داشتند. اين روش تحت عنوان تكنولوژي گروهي شناخته مي‌شود و مبتني بر اين فرضيه است كه مي‌توان با مديريت يك واحد عملياتي كوچكتر، عملكرد بهتري را بدست آورد. در اين روش همه تجهيزات و نيروي انساني مورد نياز براي انجام فرآيند انجام سفارشات مشتريان را در يك محل منتقل مي‌كنند تا محصولاتي از يك خانواده را توليد كنند. مشكل ايجاد شده در اين روش انتقال تجهيزات و سخت‌افزار مورد نياز به يك محل مشخص و جابجايي مجدد آنها هنگامي كه خانواده محصولات تغيير مي‌كند، مي‌باشد.

همزمان باتوسعه اين رويكردهاي مديريتي، سيستم‌هاي اطلاعاتي كه بتواند اين رويكردهاي جديد را پشتيباني نمايد نيز توسعه مي‌يافت. سيستم‌هاي پردازش مبادلات اوليه  به شكل سيستم‌هاي MRP رشد يافت كه برنامه‌ريزي و كنترل توليد را مورد پشتيباني قرار مي‌داد. انطباق و يكپارچگي منطق MRP با سيستم‌هاي مديريت پايگاه داده رابطه‌اي (DBMS)، سيستم‌هاي پشتيبان تصميم (DSS) و سيستم‌هاي اطلاعات مديريت (MIS) ، نسل جديدي از سيستم‌ها را به نام سيستم‌هاي برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)  ارائه نمود كه وظيفه مديريت نيازمنديهاي داده و اطلاعات در سرتاسر يك سازمان را برعهده داشت.

در مورد سيستم‌هاي برنامه ریزی منابع سازمانی  (ERP)  تعاريف متعددي ارائه شده است كه در ادامه به چند مورد از اين تعاريف اشاره شده است:

• ERP سيستم جامعي است كه سعي در يكپارچه‌ سازي همه وظايف و بخش‌هاي موجود در يك سازمان با استفاده از يك سيستم كامپيوتري واحد را دارد بطوريكه بتواند نيازهاي خاص و ويژه اين بخش‌ها را فراهم سازد.
• ERP يك تفكر، فناوري و سيستمي براي مديريت موثرتر منابع مختلف در يك سازمان است كه اين مديريت از طريق اتومات و يكپارچه كردن تمام فرآيندها و در نتيجه بالا بردن كارايي سازمان و افزايش رضايت مشتري انجام مي‌گيرد.
• ERP يك راه حل مبتني بر فناوري اطلاعات است كه منابع سازمان را توسط يك سيستم بهم پيوسته به سرعت، دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي‌دهد تا بطور مناسب فرآيند برنامه‌ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند.

هدف اصلي و اوليه ERP یا همان سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ،گردآوري دپارتمانها و حوزه‌هاي مختلف يک سازمان در داخل يک سيستم واحد يکپارچه بگونه‌اي است که اين سيستم بتواند جوابگوي تمامي نيازهاي بخش‌هاي متفاوت يك سازمان باشد. ساختن يک نرم‌افزار واحد که بتواند تمامي نيازهاي كاربران بخش مالي را همانند نيازهاي بخش منابع انساني و يا انبار و تجهيزات پاسخ دهد کار چندان ساده‌اي نيست.

معمولا هر بخشي از سازمان داراي نرم‌افزارها و برنامه‌هاي واحدي است که متناسب با نيازهاي آنان ساخته شده است و آنگونه که آن بخش نياز دارد کار مي‌کند ولي نرم افزار ERP سعي در ترکيب آنها و ايجاد يک نرم‌افزار يکپارچه که از يک بانک نرم‌افزاري واحد استفاده مي‌نمايد دارد. در اين حالت تمامي بخش‌ها و واحدهاي يک سازمان به سهولت قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با ديگري نيز به سهولت برقرار خواهد بود. براي مثال دريافت يک سفارش از مشتري را در نظر بگيريد. معمولا اين سفارش روي برگه‌اي ثبت شده و گردش خود را از بخشي به بخش ديگر در قسمتهاي مختلف سازمان آغاز مي‌نمايد. هر بخش متناسب با سيستم خود کد گذاريهايي را انجام داده و پس از انجام مراحلي آن را به بخش ديگر ارجاع مي‌نمايد. در اين سفر طولاني اجراي اين عمليات باعث تاخيرات و گم شدن سوابق و حتي برخي مواقع اشتباهات نيز مي‌گردد. ضمن اينکه کسي بطور صحيح از وضعيت سفارش و مراحلي که طي کرده است به سهولت آگاه نيست زيرا که سيستم واحدي براي انجام امور بين بخش‌ها وجود ندارد. لذا مثلا براي بخش مالي امکان دستيابي به سيستم انبار و ارسال کالا وجود نداشته و اطلاع از وضعيت حمل سفارش از اين طريق ميسر نيست. در حالي كه ERP، سيستم‌هاي منفرد بخش‌هاي مالي ، انبار ، منابع انساني و توليد را كنار زده و آنها را با يک نرم‌افزار يکپارچه متحد که بطور کامل وظايف و نيازهاي تمامي بخش‌ها را کاملتر از سيستم قبلي برآورده مي‌سازد جايگزين مي‌نمايد. بسياري از فروشندگان سيستم‌هاي ERP بحد کافي انعطاف پذيرند تا بتوان بخش‌هايي (ماجولهايي) از نرم‌افزارها را بدون خريد تمامي بسته نرم‌افزاري، از آنها خريداري و نصب کرد. براي مثال يك شركت توليدي قادر است از اجزاي نرم‌افزاري موجود فقط بخش‌هاي توليد، مالي، انبار، فروش و تداركات را خريداري كند و يك شركت خدماتي فقط اجزاي مالي و منابع انساني را مورد استفاده قرار دهد.

فرآيند پياده‌سازي سيستم‌هاي برنامه ریزی منابع سازمانی ( ERP ):

همانند هر پروژه ديگري اجرا و پياده‌سازي پروژه‌هاي نرم افزاری ERP نيز باعث بوجود آمدن مشكلات عديده‌اي براي شركتها و سازمانهاي استفاده كننده خواهد شد. نكته مهمي كه در مورد اين شركتها بايد مورد توجه قرار گيرد آن است كه همه آنها از يك  شركت فروشنده سيستم‌هاي ERP، نرم‌افزار خريداري نكرده‌اند بنابراين سيستم‌هاي هر فروشنده‌اي ميتواند با شكست در اجرا مواجه شود. با توجه به آنچه كه گفته شد ودر نظر گرفتن اينكه سيستم‌هاي ERP از نظر مالي تعهد بالايي را براي شركت خريدار نرم‌افزار ايجاد خواهد كرد و اينكه اگر اين پروژه‌ها بطور صحيح و كارا مورد اجرا قرار گيرند، پتانسيل سودآوري بالايي را به همراه خواهند داشت، بسيار لازم و ضروري مينمايد كه بدانيم چه عواملي موفقيت اين پروژه‌ها را تضمين مينمايد.

از آنجا كه اجرا و پياده‌سازي پروژه‌هاي ERP  با ايجاد تغيير در فرآيندهاي كسب و كار شركتهاي استفاده كننده از چنين نرم‌افزارهايي همراه است، تئوري تغيير در فرآيندكسب و كار (BPC) ميتواند بعنوان يك ابزار مهم بكار گرفته  شود.  اين تئوري بعنوان يك محرك سازماني براي طراحي فرآيندهاي كسب و كار جهت دستيابي به بهبود اساسي در عملكرد از طريق ايجاد تغييرات در روابط بين مديريت، فناوري اطلاعات، ساختار سازماني و كاركنان مي‌باشد. در بررسي نتايج حاصل از اين روش، شرايط محيطي تغيير و همينطور توانايي سازمان براي مديريت تغيير در اين شرايط بايستي مد نظر قرار گيرد. از طرفي محيط سازماني با يك فرهنگ آماده و مشتاق، تمايل به اشتراك‌گذاري و تسهيم دانش، روابط متوازن از طريق ابزار شبكه و ظرفيت يادگيري در حد مناسب بايد مديريت اين فرآيند تغيير را به نحو مطلوبي تسهيل كنند.

با مرور سريعي بر تحقيقات انجام شده در مورد استراتژيهاي مربوط به پياده‌سازي ERP ميتوان اين استراتژيها را به سه گروه سازماني، فني و انساني طبقه‌بندي كرد. استراتژيهاي سازماني شامل توسعه و بكارگيري روشهاي مديريت تغيير، مديريت پروژه، ساختار و منابع انساني، سبك مديريت، ارتباطات و همكاري و ويژگيهاي واحد سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان مي‌باشد. استراتژيهاي فني شامل جنبه‌هاي فني نصب سيستم‌ها، پيچيدگيهاي ERP، كافي بودن تجربه فني درون سازمان و زمان و هزينه راه‌اندازي ERP بوده و نهايتا استراتژيهاي انساني دربرگيرنده مشاركت، آموزش و مديريت نيروي انساني و اموركاركنان مي‌باشد.

فرآيند بكارگيري و پياده‌سازي سيستم‌هاي ERP يك چالش فني- اجتماعي است كه بر سطوح استراتژيك و عملياتي شركت تاثيرگذار خواهد بود و لزوما اجراي آن بازده مورد انتظار سازمان استفاده كننده را به همراه نخواهد داشت. بنابراين درك كامل اين فرآيند در سطوح مختلف آن از بروز چنين مشكلاتي جلوگيري كرده و فرآيند تغيير بوجود آمده را به سمت و سوي ايده‌آل سوق خواهد داد. براي دستيابي به چنين هدفي لازم است ديدگاهي متوازن اتخاذ نمود بدين معني كه همه سطوح استراتژيك، تاكتيكي و عملياتي بوضوح مشخص شده و منافع مورد انتظار هر بخش مورد ارزيابي و تجزيه و تحليل قرار گيرد.

از آنجا كه ERP پديده‌اي نسبتا جديد در صنعت نرم‌افزار بشمار ميرود، روشهاي بكارگيري و پياده‌سازي آن هنوز در حال توسعه و تكامل مي‌باشد. برخي از تحقيقات انجام گرفته تنها اين فرآيند را در سطح عملياتي سازمان مورد بررسي قرار ميدهند و فرض بر آن است كه در سطوح بالاتر (مديران ارشد)، حمايت كامل نسبت به اين سيستم‌ها ايجاد شده و بسته نرم‌افزاري مورد نياز قبلا انتخاب گرديده است. برخي ديگر از تحقيقات، اين سيستم‌ها را فقط در سطوح تاكتيكي و استراتژيك مورد تحليل قرار داده‌اند. بنابراين روشي جامع و منسجم براي پياده‌سازي موفق ERP در تحقيقات ارائه نشده است.

بطور كلي بايد گفت اجراي موفقيت‌آميز يك پروژه ERP وظيفه‌اي مشكل و پيچيده است به اين دليل كه اين كار باعث ايجاد تغييرات وسيعي در سازمان مربوطه خواهد شد كه نياز به مديريت دقيق جهت دستيابي به منافع مورد نظر وجود خواهد داشت. در اين كار برخلاف سيستم‌هاي سنتي، تمركز اصلي و اوليه از تاكيد بر روي تجزيه و تحليل فني و برنامه‌نويسي به سمت طراحي فرآيندهاي كسب و كار و ساختار بندي نرم‌افزار با تمركز بر كسب و كار معطوف شده است.

تهیه شده توسط گروه فناوری بارای